Vous prévoyez participer à une foire commerciale au cours de la prochaine année? Sage décision! La participation aux salons commerciaux fait partie de toute bonne stratégie marketing, mais quel budget devriez-vous y consacrer? Il est très difficile, voire impossible, de répondre à cette question. La dépense peut effectivement varier entre 1000$ et 100 000$ et les retours sur investissement peuvent aussi varier en conséquence. Voici les éléments à considérer dans votre planification budgétaire.

La priorité absolue est de trouver le ou les bons salons. Pour vous aider à vous y retrouver, référez-vous à l’article « Comment trouver les bons salons commerciaux« . Une fois que vous avez trouvé, considérez les points suivants :

Les frais de location d’un emplacement

Il est important de bien connaître un salon avant de faire la location d’un emplacement. Posez-vous ces questions.

Est-ce que c’est un salon prestigieux?

Est-il reconnu et prisé par mon industrie?

Les places sont-elles limitées? Est-ce que tout le monde se bat  pour avoir un emplacement?

Si la réponse est oui à chacune de ces questions, vous pouvez vous attendre à payer plus cher compte tenu de l’effet de rareté qui tire les prix vers le haut, mais ce n’est pas nécessairement négatif. Vous devez ensuite évaluer vos besoins. Habituellement, les salons offrent des emplacements de dimension standard (10’ x 10’), mais est-ce suffisant pour vos besoins?

Dans son guide de préparation aux foires commerciales, la Fédération des chambres de commerce du Québec (FCCQ), suggère de prévoir 30% de la surface du kiosque pour vos produits (matériel) et 70% pour la circulation. De plus, vous devriez compter 25 pieds carrés par personne.

Pour connaître les prix exacts de votre participation à un salon, demandez ou téléchargez la Trousse média (Media kit) ou le document  « devenir exposant ». Ces encarts se trouvent généralement dans la section « EXPOSANT » des sites web des organisateurs. Vous y trouverez une foule d’informations à propos du salon.

Petit truc : Ne réservez pas à la dernière minute! La majorité des promoteurs offrent des rabais « early bird », c’est-à-dire que plus vous réservez tôt, plus vous économiserez.  De plus, si vous êtes membre de l’association qui organise le salon, vous êtes probablement admissible à d’importants rabais. Renseignez-vous!

Les frais de déplacement

Les frais de déplacement peuvent constituer une dépense considérable lors de la participation à des salons. La facture ne sera pas la même s’il a lieu dans un rayon de 100 km que s’il est organisé dans une autre province ou un autre pays. Voici quelques questions que vous aurez à vous poser et qui auront un impact sur les coûts.

Devrez-vous dormir sur place? Si oui, combien de nuits? Vous y allez en auto ou vous devez prendre l’avion? Avez-vous besoin de louer une voiture ou est-il préférable de prévoir des déplacements par taxi? Combien de personnes participeront au salon (représentants, cadres, etc.)?

Petit truc : Si vous voyagez à plusieurs, louez une maison! Vous économiserez considérablement sur les frais d’hébergement et de repas en plus d’être beaucoup plus confortable.

Les frais de transport

Contrairement aux frais de déplacement, les frais de transport constituent la dépense reliée au transport de la marchandise et des équipements utilisés lors des salons commerciaux. Vous devrez encore une fois vous poser plusieurs questions en lien avec ce dont vous avez réellement besoin pour faire bonne impression et les coûts qui y sont associés. Surtout si vous commercialisez des produits lourds et/ou volumineux.

Est-ce que vous comptez apporter vos produits ou si une présentation sur un écran peut faire le travail? Si vous croyez qu’il est préférable de les apporter, sont-ils petits ou gros? Doit-on prévoir une remorque de 53 pieds pour apporter les produits ou si un véhicule plus petit est suffisant?

Votre décision aura potentiellement un impact une fois sur les lieux du salon. Aurez-vous besoin d’un service de manutention, comme un chariot élévateur, pour déplacer vos produits ou si quelques paires de bras suffisent? Les services de manutention fonctionnent très souvent en fonction du poids des items transportés, donc plus les produits sont lourds, plus c’est cher! Il est souvent nécessaire de prévoir un budget afin de finaliser l’allure de votre kiosque et de vous assurer de l’effet WOW. Vous devez faire bonne impression rapidement et vous démarquer pour obtenir un bon retour sur investissement.

Frais de logistique

La logistique est souvent gérée par une tierce compagnie spécialisée, Freeman Logistic aux É.-U., est un exemple. Elle comprend :

-La location de murs / rideaux pour les divisions
-La location de tapis, de tables, de chaises, de téléviseurs
-La location de décorations (plantes, luminaires, accessoires…)
-La location d’un service d’affichage (si vous avez des affiches à installer au plafond par exemple)
-Les frais d’électricité et de bande passante (WI-FI)

Petit truc : Si vous prévoyez participer chaque année  à un ou  plusieurs salons, optez pour l’achat d’équipements à votre image (kiosque portatif, plantes, téléviseurs, tapis, etc.). Une multitude de solutions sont offertes sur le marché, des experts pourront bien vous conseiller. Vous économiserez ainsi de l’argent en plus de mieux positionner votre image de marque!

Une occasion de faire la fête?

Les salons commerciaux constituent souvent une occasion idéale de tisser des liens solides avec des partenaires d’affaires. Les happenings informels et festifs pour vos clients et/ou votre équipe de vente peuvent être fort bénéfiques pour votre entreprise. Si vous choisissez cette option, vous pourriez avoir besoin d’un service de traiteur et de bar.

Les frais de publicité et de promotion

Dans un article de  Michael Flavin sur les 25 erreurs d’exposition commerciale les plus communes, l’Association des professionnels en exposition du Québec rappelle que:

Si vous ne mentionnez à personne que vous serez présent à l’événement, comment pouvez-vous vous attendre à ce que beaucoup de visiteurs s’arrêtent à votre kiosque? De nos jours, plus personne n’a le temps de se promener et de prendre son temps. Les visiteurs arrivent préparés pour voir les compagnies qu’ils désirent rencontrer. Donnez une bonne raison aux participants de s’arrêter à votre kiosque. Investissez dans ces courriels, cartes postales personnalisées et promotions pour attirer leur attention.

Michael Flavin; 25 erreurs d’exposition commerciale les plus communes.

Il est donc crucial de prévoir un budget en conséquence. La participation à des foires commerciales est une stratégie que nous privilégions très souvent et qui comporte régulièrement un important retour sur investissement. Toutefois, il est nécessaire de préciser que les retombées d’une foire commerciale ne sont pas toujours immédiates, surtout dans les domaines et secteurs d’activité où le cycle de vente est long.

Semez et vous récolterez, mais soyez patient!

Violette est un service de direction marketing unique, orienté vers la création et la mise en place de stratégies marketing et de développement des affaires. Nous possédons un solide bagage en matière d’organisation et de participation à des salons commerciaux à travers l’Amérique du Nord. Vous avez des questions supplémentaires ou besoin d’accompagnement. Nous serions ravis de discuter avec vous de gestion des ventes et du marketing et de contribuer à maximiser votre retour sur investissement (ROI).

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